Ürituste korraldamine pole üldse nii glämm, kui see kõrvalt vaadates tundub

Vast me kõik oleme sotsiaalmeedias ringlemas näinud neid muigama ajavaid expectation vs reality pilte. Nüüd kujutage ette sedasama memet, aga peategelaseks on ürituste korraldaja.
Vasakus kastis ootuste all tundub kõik väga glämm. Hästiriietatud projektijuht liigub nõtkelt mööda saali ja kõlistab kõikide külalistega pokaale kokku. Cateringi peakokk annab  näpu vahelt oma viimast hõrgutist proovida ning bänd ootab juba viimased 15 minutit, et koos pilti teha.
Pildi parempoolne kast lajatab aga tõelise reaalsusega – ükskõik kui hästi ei ole kogu õhtut planeeritud, on ootamatud probleemid lausa kuhjunud üksteise otsa. Olukorrad saavad, khmm…. enamasti lahendatud, kuid jõuaks ainult need higist nõretavad riided enne külaliste saabumist ära vahetada.
Ürituste korraldaja töö annab kogemusi igas eluvaldkonnas hakkama saamiseks – lilleseadja, psühholoog, dekoraator, autojuht, koristaja, õhtujuht ning garderoobiteenindaja on vaid mõned ametid, kust meie projektijuhid ürituste toimumise ajal, eel või järel end leidnud on. Seega palusime neil mõnda vahvamat hetke lähemalt kirjeldada.

Toimus eraüritus elegantses restoranis, mille tipphetkeks oli legendaarse Anne Veski etteaste. Esinemise lõpufaasis pöördus mu poole manager, kes väljasirutatud kätega Annele mõeldud lillekimpu ootas. Nii suurte staaride puhul on etteaste lõpus kombeks artistile tänutäheks laval lilli kinkida, mida esmakordse koostöö puhul ma ei teadnud. Naeratuse saatel läksin tormakalt kimbule “järele”, ise paaniliselt lahendust otsimas. Ahjaa, restorani pimedas hoovis on ju lillepeenrad. Vaikselt peenra poole liikudes ja tulpide järele haarates selgus tõsisasi, et maapind oli päris pehme ja nii ma sinna peaaegu põlveni peenrasse vajusin. Sukapüksid, kontsad, muda…lisaks tuli välja, et noori tulpe on keeruline murda ja nad kipuvad koos sibulaga oma pesast väljuma.
Aga korjatud need tulbid siiski said. Lilled seoti kinni helimehe taskust leitud nöörijupiga ja võõrale pilgule võis jääda mulje, et kimp oli lillepoest spetsiaalselt tellitud.

•••

Kord olin projektijuhina üritusel, mis hakkas juba lõpusirgele jõudma. Garderoobi juurde saabus veidi veiniga liialdanud naisterahvas ning palus abi takso tellimisel. Kui uurisin, kuhu ta sõita soovib, sattus peokülaline segadusse, kuna polnud seda veel enda jaoks selgeks mõelnud. Nii analüüsisime koos, kas minna koju, endise poiss-sõbra juurde või mõnda öölokaali. Võrdlemisi pika analüüsi käigus sain nii mõndagi teada nii külalise kui ta endise kaaslase ja nende suhte kohta. Lõpuks suundus naisterahvas siiski koduteele.

•••

Klubis Laev toimus suurkliendi üritus, kuhu sai tellitud lisaks teistele tšillidele tegevustele ka tünnisaun. Loomulikult oli välismaalaste saunatamise huvi suur, mille tagajärjel said saunapuud keset ööd otsa. Tekkis küsimus, kust saada öösel puid juurde ning vana hea Murphy, autot ka ei ole. Seega tuli kiiresti avada aia taga seisev Bolt-i tõukeratas ja võtta suund Circle K tankla poole. Tanklas naerdi mind muidugi välja, kui ma suure kasepuuvõrguga poest väljusin ja tõuksi poole suundusin. Tekkis uus sõiduvõileiva trend: tõukeratas, kotitäis kasepuid ning nende otsas lehviv projektijuht.

•••

Eelmisel suvel hüppasin suvepäevaliste bussi peale, mis sõitis Kreenholmist Narva-Jõesuusse. Istusin bussi esimese ukse kõrval oleva istme peal ning saatsin parasjagu telefonist e-kirja, kui bussijuht äkitselt pidurdas. Esimesest ehmatusest toibununa uurisin, et mis juhtus ning mis põhjusel me peatusime… Vastusena teatas bussijuht, et ta käib kiirelt ära ja ostab Peipsi sibulaid. Kuna meie bussiseltskond startis viimasena ning olime niigi ajaga võidujooksus, ei lubanud ma bussijuhti ostlema. Kahjuks ei tahtnud bussijuht sellega nõustuda. Mitmeminutilise arutelu tulemuseks jäid loomulikult sibulad ostmata ja sõit jätkus.
Mõne hetke pärast leidsin end aga juba kaardilugeja ametist.

•••

Ühel suurettevõtte uusaastapeol olin ootamatult sunnitud üle võtma tantsumuusika DJ rolli. 200 inimest soovisid pidutseda, aga tellitud DJ stiil oli väga kaugel nende ootustest ja ta tuli lavalt maha võtta. Tehnilisteks vahenditeks said juhtpulti ühendatud iPad ja Spotify, milles siis järgneva kolme tunni vältel sai lugusid üksteise järgi mängima lohistatud.

•••

See oli üritusturunduse sünniaastatel ja tegime kolleegiga ühe olulise kliendi jõulupidu. Inimesi oli ligikaudu 800. Õhtu sujus ladusalt kuni hetkeni, mil jõululaud avatuks kuulutati ja rahvas buffet-laua juurde suundus. Ühel hetkel jooksis kolleegile otsa proua, kes oli üritanud oma hapukapsa ja lihatüki alustaldrikule mahutada. Käes oli tal teelusikas. Selgus, et catering oli jõuluhulluses oma logistika valesti arvestanud ning mingid nõudekastid olid maha jäänud. Olukord päädis sellega, et me pesime paaniliselt kolleegiga mingis imeväikese tualettruumi imeväikeses kraanikausis nuge-kahvleid.
Eriline kurbloolisus seisnes selles, et järgmisel päeval oli sama koht, sama catering, aga järgmine klient. Ning kõik kordus taas…

•••

Tõeline glamuur: olles kohapealne projektijuht ühel oma esimesel üritusel Riias, otsustas tööandja määrata minu transpordivahendiks Tallinn-Riia marsruudil tehnikafirma rekka kõrvalistme. Ürituse käive oli selle aja kohta väga suur 60k+ eurot, kokku aga hoidsime bussipiletite pealt väärtuslikud 15 eurot.

•••

Lexus Tallinna esinduses toimus ühe hambaravifirma üritus müügiesindajatele – olemas olid kõik kohustuslikud pidulikud elemendid: lava, valgus, kõned, esitlused, mahe jazz-kontsert ja hea toit. Mis vahetult enne ürituse algust siiski silma jäi, oli käejälgi täis klaassein sissepääsu juures – mis siis muud, kui kerisin käised üles ja asusin klaasi säravaks nühkima.

•••

Kui kliendi jaoks tähtsad paberid visatakse koristaja poolt prügikasti, pole muud teha, kui püüda need sealt üles leida.

 

Marta

Jaga seda postitust...

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn